Microsoft 365 est une suite d'outils puissante. Elle permet d'améliorer la productivité et la collaboration. Cela est particulièrement vrai pour les petites et moyennes entreprises (PME). Mais pour tirer le meilleur parti de Microsoft 365, il est important d'optimiser ses paramètres. Sinon, vous n'utiliserez peut-être qu'une fraction de la puissance dont vous disposez.
Prêt à tirer le meilleur parti de votre abonnement professionnel M365 ? Cet article de blog vous guidera à travers les paramètres essentiels pour optimiser votre utilisation de Microsoft 365.
1. Optimisez votre messagerie avec les fonctionnalités d'Outlook
Configurer une boîte de réception ciblée
La boîte de réception prioritaire vous aide à gérer votre courrier électronique plus efficacement. Elle sépare les messages importants du reste. Pour l'activer, accédez à l'onglet Affichage dans Outlook et sélectionnez Afficher la boîte de réception prioritaire. Ou dans Nouvel Outlook, accédez à Affichage > Paramètres d'affichage. Ce paramètre vous permet de voir les messages les plus importants en premier.
Personnaliser les signatures de courrier électronique
Une signature électronique professionnelle peut améliorer votre image de marque. Créez des signatures pour les nouveaux e-mails et les réponses. Indiquez votre nom, votre poste, votre entreprise et vos coordonnées. Découvrez comment configurer des signatures Outlook ici .
Organiser avec des règles
Les règles de messagerie permettent d'automatiser l'organisation. Elles peuvent également vous libérer du chaos de votre boîte de réception. Créez des règles pour déplacer les e-mails vers des dossiers spécifiques ou les marquer comme lus. Cela réduit l'encombrement et maintient votre boîte de réception organisée.
2. Améliorer la collaboration avec les équipes
Configurer les chaînes
Les canaux dans Teams organisent les discussions par sujet ou par projet. Créez des canaux pour différentes équipes ou projets. Nommez le canal et définissez son niveau de confidentialité. Cela permet de garder les conversations ciblées et organisées. Cela facilite également la recherche de messages spécifiques.
Gérer les notifications
Les notifications vous tiennent informé, mais peuvent être fastidieuses. Personnalisez-les en allant dans Paramètres > Notifications. Choisissez les activités pour lesquelles vous souhaitez être informé. De cette façon, vous restez informé sans interruptions inutiles.
Utilisez les onglets pour accéder rapidement aux ressources de l'équipe
Les onglets dans Teams permettent d'accéder rapidement aux fichiers et applications importants. Plus besoin d'envoyer constamment des documents par courrier électronique aux membres de l'équipe qui ne les trouvent pas. Ajoutez des onglets pour les documents, sites Web ou applications fréquemment utilisés. Cliquez sur l'icône plus en haut d'un canal et sélectionnez le type d'onglet à ajouter. Cela simplifie les flux de travail et améliore la productivité.
3. Sécurisez vos données
Activer l'authentification multifacteur (MFA)
L'authentification multifacteur ajoute une couche de sécurité essentielle à votre compte. Elle protège contre les accès non autorisés. En particulier dans le cas d'un mot de passe compromis. Lisez cet article d'aide pour configurer l'authentification multifacteur M365 .
Configurer des politiques de prévention de la perte de données (DLP)
Les stratégies DLP aident à prévenir les violations de données. Créez des stratégies pour identifier et protéger les informations sensibles. Cela garantit la conformité aux réglementations sur la protection des données. Accédez à la page d'aide de Microsoft Purview pour voir comment .
Gérer la sécurité des appareils mobiles
Assurez-vous que les appareils mobiles qui accèdent à Microsoft 365 sont sécurisés. Pour ce faire, effectuez une mise à niveau vers Microsoft 365 Business Premium. Cette version inclut Intune, un puissant gestionnaire de terminaux. Elle vous permet de configurer plusieurs protocoles de sécurité pour les appareils qui accèdent à vos données.
4. Personnaliser SharePoint
Organiser avec les bibliothèques de documents
Les bibliothèques de documents dans SharePoint permettent d'organiser et de gérer les fichiers. Créez des bibliothèques pour différents services ou projets. Cela améliore la gestion et l'accessibilité des fichiers . Découvrez comment SharePoint s'intègre à Teams et OneDrive .
Définir les autorisations
Contrôlez l'accès à votre site SharePoint avec des autorisations. Attribuez des autorisations en fonction des rôles et des responsabilités. Cela garantit que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations sensibles.
Utiliser des modèles de site
Les modèles de site dans SharePoint sont parfaits pour partager des informations. Vous pouvez configurer des mini-sites Web axés sur un sujet, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre entreprise. Utilisez des modèles pour les types de sites courants, comme les sites d'équipe ou les sites de projet.
5. Maximisez votre productivité avec OneDrive
Synchroniser les fichiers pour un accès hors ligne
OneDrive vous permet de synchroniser des fichiers pour un accès hors ligne. Accédez à OneDrive, sélectionnez les fichiers ou les dossiers à synchroniser. Cela vous permet d'accéder à des fichiers importants même sans connexion Internet.
Utiliser l'historique des versions
L’historique des versions dans OneDrive vous permet de restaurer les versions précédentes des fichiers. Cela est essentiel pour la continuité des activités et la récupération après ransomware. Vous pouvez afficher et restaurer les anciennes versions selon vos besoins. Cela permet de récupérer après des modifications ou des suppressions accidentelles.
Partagez des fichiers en toute sécurité
Partagez des fichiers en toute sécurité avec OneDrive. Sélectionnez un fichier, cliquez sur Partager et choisissez les options de partage. Définissez les autorisations et les dates d'expiration des liens partagés. Cela garantit que seuls les destinataires prévus peuvent accéder aux fichiers partagés.
6. Exploitez les fonctionnalités avancées
Utilisez Power Automate pour automatiser les flux de travail
Power Automate permet d'automatiser les tâches répétitives. Accédez au site Web Power Automate et créez des flux pour les workflows courants. Utilisez des modèles ou créez des flux personnalisés. Cela permet de gagner du temps et de réduire le travail manuel.Analyser les données avec Power BI
Power BI fournit de puissants outils d’analyse et de visualisation des données. Connectez Power BI à vos sources de données Microsoft 365. Créez des rapports et des tableaux de bord interactifs. Cela vous aide à obtenir des informations et à prendre des décisions éclairées.
Ajouter Copilot pour Microsoft 365
Copilot est le moteur d'IA générative de Microsoft. Il peut réduire considérablement le temps nécessaire à tous les types de tâches. Par exemple, créez une présentation PowerPoint à partir d'une invite. Ou laissez Copilot générer des tâches en fonction d'une réunion Teams. Pour en savoir plus sur Copilot, cliquez ici .
Contactez des experts en optimisation et en assistance M365
L’utilisation de ces paramètres essentiels peut optimiser votre expérience Microsoft 365. Cela peut conduire à une sécurité, une efficacité et une collaboration améliorées.
Vous souhaitez une exploration plus détaillée de ces paramètres et de leur utilisation ? Contactez notre équipe Microsoft 365. Nous serons heureux de vous aider à optimiser et à gérer vos outils et à tirer parti de tous leurs avantages.
Contactez-nous dès aujourd'hui et discutons de la manière d'optimiser votre utilisation de M365.
Article utilisé avec la permission de The Technology Press.